- La ubicación
Es uno de los aspectos más determinantes a la hora de elegir un sitio, y un factor que podría inclinar la balanza positivamente en cuanto asistencia de público se refiere.
Ten en cuenta que, si los asistentes deben llegar por sus propios medios, debes ponérsela fácil y hacerlo en un lugar bien conectado, con múltiples opciones de transporte público, acceso fácil a parqueaderos e incluso cerca al aeropuerto y principales centros comerciales. De esta manera te aseguras que los invitados acudan al evento y no suspendan a última hora.
- El aforo
Elegir un espacio que se ajuste al número de asistentes suena fácil. Sin embargo, en ocasiones se ajusta en exceso el número de invitados al aforo del espacio sin tener en cuenta que podemos tener confirmaciones de asistencia de última hora que hagan que el aforo se supere.
Por esta razón es recomendable dejar siempre algo de margen entre el número máximo de invitados y el aforo máximo del establecimiento.
- ¿Indoor o outdoor?
Celebrar un evento en exteriores puede ser un gran acierto, siempre y cuando el clima sea benévolo. Algo que, por otro lado, es difícil de predecir con la antelación suficiente.
Por eso, en caso de que nuestra primera opción sea organizarlo al aire libre, habrá que contar siempre con una alternativa que nos saque de aprietos.
Debemos tener en cuenta también que, por lo general, un espacio cerrado cuenta con ciertas comodidades para montar y desmontar las estructuras y los equipos técnicos. Comodidades que podríamos no encontrar en sitios campestres.
- Múltiples ambientes
Contar con vitrinas comerciales o salas paralelas es especialmente útil cuando queremos crear distintos ambientes dentro del evento o desarrollar actividades por separado. Un ejemplo usual se presenta cuando se celebra un congreso en un recinto tipo auditorio, y contiguo a este encontramos un espacio de muestra comercial.
Equipamiento y servicios adicionales
Al momento de alquilar un espacio tendremos que tener en cuenta los elementos técnicos con los que cuenta. Los sistemas audiovisuales y de sonido, puntos de conexión a internet, acometidas de agua y luz, así como otros servicios:
Catering
Muchos espacios para eventos tienen su propio servicio de catering, que nos “obligan” a contratar. Tendremos que pensar si está opción encaja con nuestro evento o si por el contrario es una mejor opción tener la libertad de contratar este servicio con un tercero. Algo que podría ser beneficioso respecto a precios y variedad en el menú.
Parqueadero
Si los invitados van a llegar con sus propios vehículos, es importante contar con un espacio lo suficientemente grande para cubrir la demanda de espacios de parqueo. En este sentido, un espacio que cuente con parqueadero propio será una ventaja, ya que seguramente encontraremos descuentos en los precios y nos evitará las gestiones y costos de buscar y reservar otro parqueadero privado para nuestros invitados.
Acceso de carga y descarga
Aunque pareciera no ser algo de lo más esencial, sí facilitará y agilizará enormemente las labores de montaje y desmontaje de nuestro evento. Algo que se agradecerá si el tiempo que nos ofrecen de montaje es muy ajustado.
- Documentación y permisos
En principio, es algo que no afecta al desarrollo del propio evento, pero sí en la organización del mismo. Para grandes eventos es importante tener en cuenta que algunos entes públicos nos podrían exigir la presencia de bomberos, defensa civil, policía, permisos de Sayco y otros requerimientos cuyo diligenciamiento no debe ser dejado para última hora.
- Estilo o temática del espacio
Los elementos arquitectónicos propios del espacio, su decoración, los materiales de construcción o su distribución de salas son factores que podemos utilizar y con los que podemos (debemos) jugar para crear el ambiente adecuado, acorde a la temática del evento.
Es una oportunidad de potenciar el aspecto creativo del evento, dando más importancia y valor al mensaje que queremos transmitir con la acción.
- Tiempos de montaje y desmontaje
Habitualmente es un factor negociable con el espacio. En otras sin embargo nos impondrán un timing muy ajustado, ya que pueden tener otros eventos antes y/o después del nuestro.
En estas situaciones, ajusta al máximo tus tiempos de montaje, pero no tomes riesgos. Si crees que vas muy justo de tiempos de montaje, tenemos dos opciones: o incrementar la mano de obra o, directamente optar por otro espacio. Pero como decimos, no dejes nada al azar.
- El precio
Como hemos mencionado al comienzo de esta nota, probablemente sea, junto con el aforo, uno de los primeros factores que se tienen en cuenta a la hora de seleccionar los espacios para eventos.
Obviamente dependerá del presupuesto que tengamos y de la importancia que se le dé al espacio en sí. Si es importante para potenciar el mensaje del evento, tendrá sentido llegar a pagar más que otra opción que no aporte valor conceptual.
Analiza todos los aspectos que hemos mencionado en este artículo y cualquier otro adicional que resulte importante para tu evento. Aunque en principio un espacio pueda resultar más caro que otros, a posteriori puede llegar a ahorrar costos adicionales no previstos.
Por último, recuerda que en Di Palazzo Eventos encuentras un recinto moderno, acogedor y ubicado en una zona inmejorable donde se han cuidado todos los detalles para brindarte un espacio perfecto para cada ocasión; Así como un equipo de profesionales siempre dispuesto a asesorarte con tus futuros proyectos.
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